CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ NAM LONG HẢI

 

CÔNG TY CP DV BẢO VỆ NAM LONG HẢI

103/4B Quốc Lộ 1A, P. Đông Hưng Thuận, Q12, Tp.HCM

ĐT: 08.37157114        Fax: 08.37 157 114

 

QUY TRÌNH ĐIỀU HÀNH

LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY

(Ban hành kèm theo ………………………… của Hội đồng quản trị Công ty)

 

Phần I: Mục đích

       Để đảm bảo cho các hoạt động điều hành của Công ty được thông suốt, phát huy dân chủ và tính tự nguyện, tự giác của mỗi CBCNV, góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác, quản lý điều hành của Công ty.

Phần II: Nội dung chính

Chương I:

Những quy định chung

 

Điều 1: Phạm vi điều chỉnh

- Quy định này quy định chế độ trách nhiệm, nguyên tắc làm việc và trình tự giải quyết công việc của các phòng chức năng, các cá nhân thuộc cơ quan Văn phòng Điều hành Tổng Công ty.

Điều 2:  Đối tượng áp dụng:

- Quy định này được áp dụng đối với các đơn vị, cá nhân thuộc Văn phòng Điều hành Tổng Công ty bao gồm: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, các phòng ban chức năng Công ty.

Điều 3:   Trong quy định này     

1. Lãnh đạo Công ty bao gồm: Các thành viên HĐQT, TGĐ và các Phó Tổng Giám đốc.

2. Các phòng ban Công ty, trực thuộc Công ty gọi chung là đơn vị, Trưởng phòng ban chức năng công ty, Giám đốc các đơn vị, Chi nhánh trực thuộc Công ty gọi chung là Trưởng đơn vị.

3. Phó Tổng Giám đốc thường trực phụ trách công tác điều hành là Thủ trưởng cơ quan Văn phòng Điều hành Tổng Công ty.

Chương II :

Nguyên tắc và chế độ trách nhiệm

 

Điều 4   Chế độ Trách nhiệm:

1. Tổng giám đốc Công ty là người đại diện theo Pháp luật, chịu trách nhiệm trước HĐQT Công ty và trước pháp luật về điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty theo mục tiêu, kế hoạch, phù hợp với điều lệ tổ chức hoạt đồng và các quyết định, quy định, quy chế Công ty và của TCT.

2. Phó Tổng Giám đốc là người giúp TGĐ điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của TGĐ, chịu trách nhiệm trước TGĐ về kết quả thực hiện nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền.

3. Phó Tổng Giám đốc thường trực là người thay mặt TGĐ điều hành công việc trong thời gian TGĐ đi vắng.

4. Kế toán trưởng Công ty kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác TC-KT, giúp TGĐ giám sát công tác TC-KT trong Công ty theo quy định của Pháp luật về Tài chính, Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chịu trách nhiệm trước TGĐ và Pháp luật về nhiệm cụ được phân công hoặc uỷ quyền.

5. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty, trong quản lý điều hành công việc và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty về hiệu quả, chất lượng, tiến độ công việc được giao.

6. CBCNV chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về chất lượng, hiệu quả của từng công việc được giao, ngoài ra còn phải chấp hành sự điều động, phân công công tác của lãnh đạo Công ty.

 

Điều 5:   Nguyên tắc và chế độ làm việc

1. Nguyên tắc:

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được phân công, Trưởng các phòng ban chức năng có nhiệm vụ soạn thảo các quy định, các quy chế quản lý theo lĩnh vực mình phụ trách, trình lãnh đạo Công ty quyết định, Trưởng các phòng ban chức năng cũng là người tổ chức thực hiện.

- Xử lý công việc theo nguyên tắc chủ động, bàn bạc, tham khảo trao đổi ý kiến với các phòng chức năng, cá nhân có liên quan để giải quyết và tự chịu trách nhiệm.

- Một người một đơn vị được giao nhiều việc, một việc chỉ giao cho một đơn vị hoặc một người chịu trách nhiệm chính.

- CBCNV các phòng chức năng khi có yêu cầu của Lãnh đạo làm việc về công việc chuyên môn phải trao đổi xin ý kiến Trưởng phòng trước khi làm việc.

- Thời gian làm việc 08 giờ/ngày và 06 ngày trong tuần (Trừ ngày được nghỉ làm việc theo quy định của Pháp luật và hướng dẫn của Tổng Công ty)

2. Chế độ làm việc

- Tổng Giám đốc điều hành công việc theo chế độ Thủ trưởng, trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ và cá nhân tự chịu trách nhiệm.

- Phó Tổng Giám đốc chủ động giải quyết công việc theo lĩnh vực được phân công khi giải quyết nếu liên quan đến công việc của Phó Tổng Giám đốc khác phụ trách, thì phải phối hợp để cùng giải quyết, trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo TGĐ xem xét giải quyết.

- Giám đốc, trưởng các phòng ban, đơn vị căn cứ tình hình giải quyết, quá thẩm quyền báo cáo lên Phó Tổng Giám đốc thường trực xin ý kiến và báo cáo lên Tổng Giám đốc .  

- Lãnh đạo Công ty giải quyết công việc hàng ngày trên cơ sở báo cáo thông tin cuả các phòng chức năng, những vấn đề quan trọng phức tạp, họp bàn lấy ý kiến để quyết định, khi cần thiết Lãnh đạo Công ty làm việc trực tiếp với Trưởng phòng, hoặc cán bộ, chuyên viên liên quan để giải quyết xử lý công việc.

- Hàng tháng Ban Tổng Giám đốc họp kiểm điểm việc thực hiện kế hoạch tháng và nhiệm vụ tháng sau, hàng tuần giao ban kiểm điểm công việc tuần.

- Khi TGĐ đi vắng, TGĐ uỷ quyền cho Phó TGĐ thường trực giải quyết công việc trong thời gian được uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước TGĐ về những quyết định trong thời gian trên.

*  Đối với các Trưởng phòng chức năng: 

- Quản lý phân công kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của CBCNV thuộc quyền quản lý, hàng tháng nhận xét, đánh giá mức độ hoàn thành, phân loại để trả lương.

- Trưởng phòng chủ động tổ chức thực hiện nhiệm vụ, chủ động bàn bạc với các phòng chức năng, cá nhân có liên quan để quyết định và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc.

* CBCNV các Phòng ban: 

- Phải hoàn thành đầy đủ, có hiệu quả về số lượng, chất lượng công việc do Trưởng phòng hoặc lãnh đạo Công ty trực tiếp phân công và tự chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc của mình (báo cáo công việc cụ thể ngay với người giao việc trực tiếp khi hoàn thành hoặc báo cáo ngay khi có vướng mắc trong quá trình thực hiện).

- Phải xử lý công việc đến cùng, nếu không giải quyết được phải  báo cáo cấp trên trực tiếp quản lý tiếp tục giải quyết. Tự chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc và tuân thủ nghiêm qui trình báo cáo.

- CBCNV cần nghỉ việc để giải quyết công việc riêng phải xin phép Trưởng phòng chức năng được phép giải quyết cho CBCNV thuộc quyền nghỉ việc tại chỗ không hưởng lương 01 ngày trong một năm, nếu có nhu cầu nghỉ việc với số ngày nhiều hơn thì tiến hành thủ tục xin nghỉ theo quy định hiện hành.

 

Chương III :

Chương trình và kế hoạch công tác

 

Điều 6: Các loại chương trình và kế hoạch công tác:

- Công ty có chương trình công tác tuần, tháng và kế hoạch công tác Quý, 6 tháng, năm và kế hoạch dài hạn.

- Các phòng có chương trình công tác tháng, tuần gửi cho Thủ trưởng cơ quan VPĐH Tổng Công ty, Thủ trưởng cơ quan VPĐH Tổng Công ty xin ý kiến chỉ đạo của TGĐ ký chỉ đạo thực hiện.

- Các cá nhân có chương trình công tác tuần.

- Chương trình công tác là những công việc cụ thể được đề ra trong ngày, tuần, tháng, co thời hạn hoàn thành cụ thể.

- Kế haọch công tác quý, năm, dài hạn Phó Tổng thường trực phụ trách lĩnh vực chỉ đạo các phòng lập kế hoạch của Công ty, phòng KH-KD& phát triển thị trường tập hợp trình TGĐ phê duyệt.

- Thủ trưởng cơ quan Văn phòng Điều hành Tổng Công ty căn cứ vào chương trình công tác của Phòng, ban, cá nhân để đôn đốc việc thực hiện.

 

Chương IV:

Tiếp nhận và xử lý tài liệu nhà nước hoặc khách hàng gửi đến

 

Điều 7:   Tiếp nhận và xử lý văn bản

- Phòng Tổ chức hành chính phải chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến, vào sổ công văn đến, trình Lãnh đạo xem xét và xử lý theo quy định. Sau khi lãnh đạo Công ty xử lý, phòng TCHC chịu trách nhiệm chuyển văn bản đến các đơn vị (có sổ giao nhận) Văn bản được giao trong ngày làm việc.

Điều 8 :  Chuyển Công văn giấy tờ

- Các loại văn bản phát hành ra ngoài Tổng Công ty do Phòng TCHC Công ty phát hành và lưu trữ.

- Các văn bản xin ý kiến Lãnh đạo Công ty và văn bản gửi các phòng do các phòng phát hành, lưu trữ và lưu giữ 01 bản tại phòng TCHC văn bản phải được vào sổ theo dõi.

Điều 9 : Giao nhận, vận chuyển Tài liệu bí mật quan trọng.

- Những tờ trình để HĐQT phê duyệt, công văn xin ý kiến của các Phòng chức năng thời gian xem xét không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản.

- Những văn bản của các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc gửi về xin ý kiến chỉ đạo của Tổng Công ty nếu thuộc thẩm quyền giải quyết của các Phòng, các Phòng chức năng trực tiếp giải quyết không quá 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận được văn bản.

- Trường hợp vì một lý do nào đó Trưởng phòng chức năng chưa xử lý được phải báo cáo với lãnh đạo Công ty phụ trách lĩnh vực đó để giải quyết.

- Căn cứ vào phân cấp quản lý các Phòng chức năng có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ các tài liệu, văn bản theo quy định hiện hành.

 

Chương V :

Soạn thảo ban hành văn bản

 

Điều 10:   Soạn thảo, kiểm tra văn phòng trình ký văn bản:

10.1.  Soạn thảo:

- Các văn bản Tổng Công ty ban hành là những văn bản hành chính thông thường, mang tính chất thực thi các chủ  trương chính sách, chế độ, qui định của TCT và của các đơn vị liên quan.

- Công văn, chỉ thị, Quyết định, hướng dẫn thực hiện các văn bản của cấp trên. Các phòng chức năng căn cứ nhiệm vụ được giao chủ động soạn thảo trình lãnh đạo Tổng Công ty xem  xét, phê duyệt ký ban hành..

- Quy chế, Quy định, phòng ban chức năng được giao nhiệm vụ chủ trì soạn thảo đề cương, báo cáo lãnh đạo Tổng Công ty phụ trách lĩnh vực xin ý kiến chỉ đạo để tiếp tục hoàn thiện, sau khi có dự tháo văn bản gửi lấy ý kién góp ý đối với các phòng ban chức năng để hoàn chỉnh dự thảo trình lãnh dạo Tổng Công ty ký ban hành.

- Tờ trình HĐQT Công ty Tổng giám đốc ký hoặc uỷ quyền cho Phó TGĐ phụ trách lĩnh vực ký.

- Tờ trình TGĐ các Phòng chủ động soạn thảo văn bản theo chức năng, nhiệm vụ được phân công, Trưởng phòng trình ký.

- Phòng Tổ chức hành chính có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc soạn thảo văn bản đúng thời hạn. Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo hoặc tham gia góp ý nếu chậm trễ mà không có lý do chính đáng, tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật.

10.2.  Trình ký:

- Sau khi hoàn chỉnh dự tháo văn bản, Trưởng phòng chức năng ký nháy, trình lãnh đạo Công ty ký theo lĩnh vực, thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Tổng Công ty. Trường hợp người phụ trách lĩnh vực đi vắng nếu cần thiết báo cáo TGĐ xin ý kiến chỉ đạo, không được trình ký người không phụ trách lĩnh vực.

- Cán bộ, Chuyên viên không được phép trực tiếp trình lãnh đạo Tổng Công ty ký các văn bản, trường hợp cần thiết được phép của Lãnh Công ty nhưng  vẫn phải tuân thủ theo các quy trình trên.

10.3.  Thẩm quyền ký:

- Chủ tịch HĐQT ký các văn bản theo nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều lệ Quy chế  Tổ chức và hoạt động của HĐQT tại Quy chế hoạt động Tổng công ty số… ngày…………...

- TGĐ ký các văn bản theo nhiệm vụ, quyền hạn được HĐQT Tổng Công ty quy định.

- Phó TGĐ ký thay TGĐ các văn bản xử lý những vấn đề cụ thể theo lĩnh vực được phân công, ngoài ra tuỳ trường hợp TGĐ sẽ uỷ quyền ký thay các văn bản cụ thể.

- Kế toán trưởng Công ty ký các văn bản liên quan đến hoạt động tài chính Kế toán theo phân cấp quản lý Tài chính của Tổng Công ty. Phó kế toán trưởng Công ty ký thừa uỷ quyền các văn bản quy định cho Kế toán trưởng khi Kế toán trưởng đi vắng và được uỷ quyền  cụ thể.

- Trưởng các phòng chức năng được TGĐ uỷ quyền ký thừa lệnh và đóng dấu Công ty một số văn bản có tính chất chuyên ngành. .

- Trưởng phòng TCHC ký thừa lệnh các văn bản có tính chất hướng dẫn chế độ chính sách, thông báo các cuộc họp, các loại giấy mời, giấy giới thiệu liên hệ công tác, lệnh điều xe và một số văn bản khác khi lãnh đạo Tổng Công ty có uỷ quyền cụ thể.

- Phó phòng TCHC ký thừa uỷ quyền các văn bản quy định cho Trưởng phòng TCHC khi Trưởng phòng đi công tác vắng.

 

Chương VI:

Tổ chức hội họp tiếp khách

Điều 11:   Tổ chức hội họp

- Cuộc họp do Lãnh đạo Công ty chủ trì. Đơn vị được giao có trách nhiệm chuẩn bị về nội dung, tài liệu, số người tham gia, thời gian, Phòng TCHC có trách nhiệm tổ chức phục vụ, Thủ trưởng Văn phòng Công ty đôn đốc kiểm tra.

- Các phòng chức năng có nhu cầu tổ chức họp mà nội dung có liên quan đến các đơn vị, Chi nhánh thuộc Tổng Công ty phải được lãnh đạo Công ty đồng ý và đăng ký với Phòng TCHC.

- Để chuẩn bị các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, người chủ trì cuộc họp do Lãnh đạo Công ty quyết định, các đơn vị chủ động phối hợp giải quyết công việc, thực hành tiết kiệm.

- Người chủ trì cuộc họp phải có kết luận, các cuộc họp do lãnh đạo Tổng Công ty chủ trì, tuỳ tính chất, nội dung cuộc họp, Phòng TCHC thông báo kết quả nội dung các cuộc họp đến các đơn vị, Chi nhánh, cửa hàng trực thuộc để triển khai thực hiện.

Điều 12:   Tiếp khách

- Phòng TCHC bố trí cán bộ làm nhiệm vụ thường trực, đón khách và chỉ dẫn khách đến Tổng Công ty liên hệ công tác.

- Khách có nhu cầu làm việc với lãnh đạo Tổng Công ty hoặc các phòng chức năng Công ty. người làm nhiệm vụ thường trực, đón khách phải đặt vấn đề để khách trình bày về mục đích, nội dung, người cần gặp, thời gian làm việc đăng ký với Phòng TCHC để Phòng báo cáo lãnh đạo Tổng Công ty hoặc thông báo cho các Phòng chức năng chủ động đón tiếp và giải quyết công việc có hiệu quả.

- Chi phí thanh toán được thực hiện theo qui trình kế toán thuộc qui định Tổng công ty.

 

 

 

Chương VII:

Đi công tác

 

Điều 13:  Đi công tác

- Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc Công ty đi công tác, các Phòng chức năng được giao nhiệm vụ, chuẩn bị liên quan và các điều kiện phục vụ để chuyến đi công tác đạt hiệu quả.

- Trưởng, Phó phòng, chuyên viên các Phòng ban đi công tác phải có chương trình, kế hoạch, nội dung cụ thể, báo cáo Lãnh đạo Công ty phê duyệt.

- Người được cử đi công tác, phải chuẩn bị nội dung, xin ý kiến của người uỷ quyền để phát biểu, không phát biểu với tư cách cá nhân, kết thúc chuyến công tác phải báo cáo kết quả với người uỷ quyền.

- Cấm mọi hành vi lợi dụng chức năng, quyền hạn để vụ lợi cá nhân trong việc đi công tác và gây khó dễ cho đơn vị. Chế độ công tác phí thực hiện theo quy định.

 

Chương VIII :

Công tác bảo vệ trật tự, trị an, chế độ thông tin

 

Điều 14:   Đối với các phòng chức năng

- Có trách nhiệm quản lý, giữ gìn, bảo vệ toàn bộ tài sản, máy móc, trang thiết bị, hồ sơ tài liệu làm việc của phòng mình..

* Đối với lực lượng bảo vệ Công ty

- Kiểm tra, việc chấp hành giờ giấc làm việc, đeo thẻ của CBCNV cơ quan, tổ chức việc tuần tra canh gác, nếu có hiện tượng, phát hiện hành vi, vi phạm thì phải có ngay biện pháp ngăn ngừa, đồng thời báo cáo Thủ trưởng trực tiếp quản lý giải quyết.

- Kết hợp với lực lượng an ninh, Công an địa phương, nơi cơ quan đóng trụ sở và lực lượng dân phòng, thực hiện tốt công tác an ninh đường phố.

Điều 15:  Tiếp nhận, lưu giữ và chuyển thông tin.

- Cán bộ, nhân viên trong cơ quan Tổng Công ty phải có trách nhiệm chấp hành nghiêm các quy định khai thác và truy cập thông tin trên mạng tin học (theo quy định riêng của TCT).

- Trưởng phòng TCHC Tổng Công ty chịu trách nhiệm cung cấp thông tin và phát ngôn với các phương tiện đại chúng, các tổ chức, cá nhân.

- CBCNV các phòng ban, đơn vị khi tiếp nhận thông tin phải xác minh, xử lý và truyền đạt thông tin một cách trung thực, chính xác và rỏ ràng. Mọi hậu quả do truyền đạt sai thông tin sẽ qui trách nhiệm cụ thể và bị xử lý kỷ luật nghiêm.

 

Chương IX:

Tiếp nhận nhân sự, đào tạo và bố trí nhân sự

 

Điều 16:  Tiếp nhận nhân sự mới:

- Phòng HCNS sẽ trực tiếp gặp và tiếp nhân hồ sơ, kiểm tra và cập nhật vào sổ nhân viên. Thực hiện những thủ tục cần thiết để tiếp nhận nhân viên. Lưu trữ và bổ xung hồ sơ theo qui định.

- Phối hợp cùng phòng TCHC cấp phát quân trang, lưu giữ những giấy tờ theo qui định.

Điều 17:  Đào tạo và bố trí nhân sự

- Tìm hiểu khả năng năng lực, tâm tư cũng như nguyện vọng của nhân viên mới để có hướng đào tạo và bố trí thích hợp.

- Phòng HCNS phối hợp cùng Phòng điều hành hướng dẫn công việc cụ thể tại Mục tiêu nơi nhân viên chuyển đến. Đảm bảo rằng khi nhân viên đến nhận nhiệm vụ tại Mục thì sẽ biết nhiệm vụ của mình và bàn giao tổ trưởng MT hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc.

- Mỗi tháng, Trưởng phòng điều hành sẽ được ứng một khoản tiền từ 1.000.000đ đến 3.000.000đ để giải quyết ứng cho nhân viên mới vào làm. Cuối tháng, Tp.ĐH sẽ quyết toán lại với phòng kế toán sau khi đã được TGĐ duyệt bảng đề nghị thanh toán tạm ứng của nhân viên mới.

- Bố trí nhân sự thích hợp và chất lượng nghiệp vụ đảm bảo làm được việc khi bố trí nhân sự. Tp.ĐH trực tiếp kiểm tra cùng cán bộ tiếp nhận, cả hai sẽ chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Tổng công ty khi để sơ xuất xảy ra.

 

Chương X:

Phương án bảo vệ MT, Triển khai quân và Giải quyết sự cố

 

Điều 18:  Phương án bảo vệ MT:

- Được khảo sát và thống nhất phương án với khách hàng. Phương án bảo vệ phải được ban hành cho toàn nhân viên tại MT hiểu rỏ và chấp hành nghiêm theo phương án đã duyệt.

- Phương án là phần không thể tách rời trong hợp đồng. Vì vậy mọi thay đổi phương án phải thông báo ngay lãnh đạo công ty và được chỉnh sửa thích hợp.

- Mọi trường hợp làm trái qui trình hoặc phương án tại MT hoặc biết những sự việc, hành động sai, khác đối với phương án, qui trình làm việc mà không báo cáo Tp.ĐH kịp thời… là vi phạm qui định công ty, sẽ bị kỷ luật theo mức độ thích hợp.

Điều 19:  Triển khai quân:

- Phó Tổng giám đốc thường trực trực tiếp hoặc phân công công việc như sau:

 

Stt	Công việc	Nội dung công việc	Phụ trách	Ghi chú
1	Nhân sự	- Lập danh sách quân số, phỏng vấn. - Chỉ định tạm thời (hoặc bổ nhiệm) chỉ huy MT - Làm cam kết	P.HCNS + P.ĐH	- Báo cáo P. TGĐ thường trực hàng ngày để nắm tình hình.
2	Trang bị	Quân trang, thẻ, sổ sách, văn bản, giấy tờ, đèn, bộ đàm, CCHT…	P. ĐH + P.TCHC	- Huấn luyện ngắn ngày và kết hợp giao nhiệm vụ triển khai MT. - Chuẩn bị 2, 3 xong trước 01 ngày và báo cáo lại Phó Tổng Giám đốc thường trực.
3	Huấn luyện Giao nhiệm vụ	- Một số kỹ năng kiến thức nghiệp vụ bảo vệ, phương án. Giao nhiệm vụ cho chỉ huy MT và các nhân viên bảo vệ cảnh báo những vấn đề cần lưu ý ở MT. Thống nhất thời gian địa điểm tập trung quân và giao quân…
4	Giao quân	- Gặp gỡ đối tác, bàn giao MT. - Triển khai quân tại MT.	P. Điều Hành	- B/c Tổng Giám đốc về kết quả triển khai quân tại MT.

 

Điều 20:  Giải quyết và khắc phục sự cố:

- Phòng ĐH khi tiếp nhận thông tin, bố trí cán bộ xử lý, chủ động liên hệ gặp khách hàng… Tiến hành lập biên bản, tìm hiểu nguyên nhân, khảo sát hiện trường…

- Nắm bắt ngay ý kiến, lời khai, thông tin hành lang… của mọi đối tượng liên quan đến vụ việc trên. Thực hiện nghiêm qui trình bảo vệ hiện trường.

- Báo cáo ngay về phòng ĐH để xin ý kiến chỉ đạo thích hợp khi đã thực hiện xong những nghiệp vụ cần thiết.

- Phòng ĐH báo cáo trực tiếp với Phó TGĐ thường trực về sự việc và đề xuất hướng giải quyết.

- Báo cáo lại với Phó TGĐ thường trực và khách hàng ngay trong ngày với những kết quả đã làm được hoặc phương án đền bù, bồi thường thích hợp.

 

Chương XI :

Công tác giải quyết khiếu nại tố cáo

 

Điều 21:  Công tác tiếp nhân viên và giải quyết khiếu nại tố cáo.

- Thực hiện theo qui định trong Quy chế ban hành của Chủ tịch HĐQT Tổng Công ty quy định việc tiếp và giải quyết khiếu nại tố cáo.

- Phó Tổng giám đốc thường trực Tổng Công ty là người trực tiếp tiếp và giải quyết khiếu nại tố cáo, trường hợp Phó Tổng Giám đốc thường trực đi vắng thì Trưởng phòng HCNS là người trực tiếp tiếp và nhận đơn.

- Với khách hàng: khi nhân viên tiếp nhận mọi thông tin phản ánh của khách hàng… phải báo ngay Phó TGĐ thường trực để nắm bắt và chỉ đạo, giải quyết thích hợp. Nếu trậm trể về sự báo cáo để phát sinh hậu quả thì nhân viên đó sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm.

 

Chương XI :

Văn hoá cơ quan

 

Điều 22: Thực hiện nếp sông văn minh.

- Thực hiện đeo thẻ trong giờ làm việc, không được tụ tập để bàn tán công việc khác không liên quan đến công việc được giao. Đi nhẹ, nói khẽ, giữ vệ sinh chung nơi công cộng.

- Chấp hành nghiêm tác phong theo qui định đối với CBCNV văn phòng và đội điều lệnh, đội cơ động...

- Không được mang đồ ăn, thức uống và thắp hương tại bàn làm việc.

- Không hút thuốc lá trong Phòng làm việc, Phòng họp, giữ nghiêm kỷ luật phát ngôn.

- Không được sử dụng điện thoại di động đàm thoại trong phòng họp, gọi điện to tiếng ở phòng làm việc.

- Thể hiện tinh thần đoàn kết, hỗ trợ, cùng xây dựng trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau trong công việc.

- Nghiêm cấm mọi hành vi cung cấp thông tin cuả Công ty khi chưa được phép hoặc vì mục đích vụ lợi. Cá nhân vi phạm tuỳ theo mức độ bị xử lý kỷ luật.

 

Chương XII :

Công tác kiểm tra, thực hiện quy dịnh làm việc của

Văn phòng điều hành Tổng công ty

 

Điều 23:  Mục đích kiểm tra.

- Nhằm phát hiện, uốn nắn kịp thời những vướng mắc, sai phạm nảy sinh trong quá trình triển khai để đảm bảo việc thực hiện tốt quy định này.

Điều 24:  Nguyên tắc kiểm tra.

- Kiểm tra phải có kế hoạch, đảm bảo tính công khai, dân chủ, đúng quy định hiện hành, không gây phiền hà, cản trở đến đối tượng kiểm tra. Trường hợp kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo tổng Công ty, kết thức kiểm tra phải có kết luận.

Điều 25:   Hình thức kiểm tra.

- Thường xuyên nhằm phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo, kiểm tra theo kế hoạch và kiểm tra đột xuất.

Điều 26:  Tổ chức kiểm tra báo cáo kết quả.

- Trưởng các phòng chức năng tự kiểm tra việc chấp hành quy chế làm việc của Phòng mình.

- Trưởng phòng TCHC Tổng Công ty là đầu mối đôn đốc và kiểm tra thường xuyên việc thi hành quy chế làm việc của các Phòng chức năng Công ty và có quyền đề nghị lãnh đạo Công ty xử lý cá nhân vi phạm quy định trên.

- Thủ trưởng cơ quan Văn phòng Điềnh hành Tổng Công ty kiểm tra thực hiện quy định của các Phòng chức năng và phân công Trưởng phòng chức năng chủ trì việc kiểm tra chéo các Phòng chức năng thực hiện quy chế.

- Báo cáo kết quả kiểm tra, khi kết thúc kiểm tra người chủ trì phải báo cáo kết quả kiểm tra và kiến nghị xử lý nếu phát hiện có sai phạm.

Điều 27:  Phạm vi áp dụng

- Quy định được thực hiện trong phạm vi Tổng Công ty có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và thay thế cho các quy chế trước đây có cùng nội dung.

Điều 28:  Tổ chức thực hiện

- Trưởng phòng TCHC Công ty có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, tổng hợp tình hình thực hiện quy định làm việc của Văn phòng Điều hành Tổng Công ty báo cáo lãnh đạo thông qua tại cuộc họp giao ban hàng tuần.

- Trưởng các phòng ban chức năng có trách nhiệm phổ biến, quán triệt quy chế làm việc này tới CBCNV thuộc quyền mình phụ trách, chịu trách nhiệm liên đới nếu cá nhân thuộc quyền mình quản lý vi phạm, đồng thời phản ánh kiến nghị sửa đổi nếu thấy cần thiết.

Điều 29:  Khen thưởng kỷ luật

- CBCNV thuộc Văn phòng Điều hành Tổng Công ty thực hiện tốt quy định sẽ được khen thưởng, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của Pháp luật và quy định của Công ty.